Alle updates in MS Teams die je niet mag missen: Oktober

Meer controle in MS Teams 

Microsoft maakte vorige week bekend dat er dagelijks 115 miljoen actieve gebruikers met MS Teams werken. Een fanatische mijlpaal, als je bedenkt dat er tijdens de eerste coronalockdown ‘nog maar’ 75 miljoen dagelijks actieve gebruikers met MS Teams werkte. 

Voor al die gebruikers (mits ze het Nederlands machtig zijn) zet ik de MS Teams-updates die in die je vanaf oktober kunt aanzetten, instellen en gebruiken, op een rijtje. Vorige updates gemist? Lees dan ook de updates van september en juli.  

In deze blog behandel ik de volgende updates:

  • Tijdens vergadering wisselen van apparaat
  • Vergadering voor iedereen beëindigen
  • Vergaderopties: Weet wie er aan de vergadering deelneemt.
  • Nu ook meerdere accounts in de MS Teams desktop app
  • Met linkjes eenvoudig bestanden delen in MS Teams
  • Iedereen ‘muten’… en ‘gemute’ houden
  • Opnames van vergadering opslaan in OneDrive en/of SharePoint Online
  • ‘Offline weergeven’ maar stiekum toch online zijn! 😛
  • Zelf bepalen welke notificaties je krijgt
  • Project- en Roadmap app toevoegen aan MS Teams
  • Last, but not least: BREAKOUT ROOMS (eindelijk)

Tijdens een vergadering wisselen van apparaat

Het kan altijd voorkomen dat je in een vergadering zit en dat je tijdens de vergadering ergens anders naar toe moet. Vanaf nu is het mogelijk om tijdens een vergadering moeiteloos te wisselen van apparaat. Dus van pc naar mobiel of andersom.   

Hoe werkt het? 
  1. Start de vergadering op het ene apparaat (in dit voorbeeld een pc)
  2. Open daarna je mobiele app en je ziet bovenin dat je kan deelnemen aan de vergadering.
  3. Je neemt nu deel via je mobiele telefoon!

Tijdens een MS Teams meeting wisselen van Apparaat


Vergadering voor iedereen beëindigen

Aan het eind van een vergadering verlaat iedereen de vergadering, maar nu kan de organisator de meeting in een keer beëindigen. 

Hoe werkt het? 
  1. Aan het einde van de vergadering klik je op het pijltje naast ‘verlaten’
  2. Je ziet nu een dropdown-menu met 2 opties.
  3. Klik op ‘vergadering beëindigen’ en er komt pop up naar voren.


Vergaderopties: Weet wie er aan de vergadering deelneemt.

Tijdens een vergadering kun je nu ook de vergaderopties wijzigen. Zo kun je aangeven wie er mag presenteren of dat deelnemers zelf ‘dempen’ mogen opheffen.

Hoe werkt het? 
  1. Als je in een vergadering zit klik je op ‘…’ en daarna op vergadering.
  2. Het volgende scherm komt naar voren
Wat zijn vergaderopties in MS Teams

Vergaderopties in MS Teams

Hier kun je de volgende opties aanpassen:

  • Wie er niet in de lobby hoeft te wachten;
  • Altijd bellers de lobby laten omzeilen;
  • Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten;
  • Wie kan er presenteren;
  • Deelnemers toestaan het dempen op te heffen.

Binnenkort verwacht: Meerder accounts in de MS Teams desktop app

Microsoft heeft vorige week aangekondigd dat je binnen afzienbare tijd met meerdere accounts kan werken op de desktop-omgeving. Dit kan al in de mobiele app en deze functionaliteit zullen ze in Q4 naar de desktop app brengen. In eerste instantie kun je een persoonlijke account combineren met werk – school account. Daarna zal Microsoft dit uitbreiden met meerdere werk- of school account.  


Delen van bestanden in MS Teams met een linkje

Het is nu mogelijk om een link te maken naar elk bestand dat in MS Teams is opgeslagen. Je kunt tijdens het opstellen van een chat- of een kanaalgesprek meteen de juiste machtigingen instellen voor alle bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive of SharePoint.

Bestanden delen met link MS-TEAMS/Sharepoint/Onedrive

Bestanden delen met link MS-TEAMS/Sharepoint/Onedrive


Hard Mute van alle deelnemers

Wat is er nu vervelender dan collega’s die door je presentatie heen praten of met denderend geweld mee-typen?! In een vergadering waar jij de organisator of presentator bent, kun je tijdens de vergadering iedereen op mute zetten… en blijven! Want vanaf nu kun je ook instellen dat de deelnemers zichzelf niet meer kunnen unmuten.

Alle deelnemers muten in MS Teams

Alle deelnemers muten in MS Teams

Hoe werkt het? 
  1. Als je in een vergadering zit klik je op puntjes. ‘…’
  2. Met deze optie mute alle deelnemers.
  3. Wil je 1 persoon unmuten dan klik je op de puntjes naast de persoon en klik op dempen opheffen.
  4. Nu kan de persoon praten tijdens de vergadering.

Verwacht in Q1: Opnames van vergaderingen opslaan op OneDrive of SharePoint 

Op dit moment worden alle opnames van vergaderingen opgeslagen in Stream. Vanaf Q1 2021 wordt dit, afhankelijk van het soort vergadering, op OneDrive of SharePoint Online opgeslagen. Bekijk hier het overzicht van hoe verschillende soorten vergaderingen worden opgeslagen.

Het voordeel is dat je straks als eigenaar van een opname zelf kan bepalen met wie je de opname deelt en dat je deze op eenvoudige manier met externen kan delen.

Kun je niet wachten tot Q1? Om opnames van vergaderingen nu al op OneDrive en SharePoint op te kunnen slaan, is er een powershell commando. Bekijk hier de PowerShell en bepaal of jij het nu al wil gaan gebruiken.


Offline weergeven in MS Teams

Offline weergeven in MS Teams

Nieuwe Offine presence instellingen

Met deze instellingen kun je collega’s laten zien dat je niet beschikbaar bent. De nieuwe optie Offlinestatus verschijnt onder aan de lijst met instellingen voor aanwezigheidsstatus. Zodra de offline statusindicator is ingesteld, wordt de wijziging weerspiegeld in het profielpictogram van de persoon. Dus als je de ‘offline presence’ gebruikt, verandert niets aan de werking van MS Teams, maar voor je collega’s ben je niet aanwezig en kun je in MS Teams rustig doorwerken zonder door meldingen te worden gestoord.

De komende maand wordt de functionaliteit toegevoegd om dit voor een bepaalde tijd in te stellen. Je kunt dan bijvoorbeeld ‘offline presence’ voor 2 uur offline instellen. Handig, want dan kun je het ook niet vergeten uit te zetten.


Nieuwe notificaties instellingen 

Vanaf heden is het mogelijk om aan te geven welke notificaties je van MS Teams wilt ontvangen. Dit kun je voor de volgende onderdelen instellen:

Voor Teams en kanalen: 

  • alle meldingen ontvangen
  • alleen persoonlijke meldingen ontvangen
  • helemaal zelf inregelen.

Voor chats:  

  • instellen per @vermeldingen
  • antwoorden
  • vind ik leuk en reacties

Voor vergaderingen: 

  • kennisgeving dat een vergadering is gestart
  • meldingen voor vergaderchat

Voor personen:

  • instellen van welke personen je een status update wilt ontvangen

Voor overige  

  • ontvang je meldingen van MS Teams-deelnemers die je kent
Meldingen in MS Teams aanpassen

Meldingen in MS Teams aanpassen

Hoe werkt het? 

  1. Ga naar instellingen in MS Team app
  2. Onder instellingen kies je voor meldingen
  3. Hier kun je alles instellen hoe jij je meldingen wilt ontvangen

Zo koppel je project-app aan MA-Teams

Project apps in MS Teams 

Tegenwoordig willen we alles bij elkaar brengen, zodat we allemaal op hoogte zijn van de vorderingen in een project. MS Project in MS Teams was één van de grootste wensen van MS Teams-gebruikers. Met deze project app kun je binnen MS Teams alle aspecten van een project beheren. Vanaf nu kun je de Project  en Roadmap app toevoegen aan een kanaal binnen een team.

Zo koppel je project-app aan MS-Teams

Zo koppel je project-app aan MS-Teams

Met de MS Project Roadmap kun je overzicht creëren van lopende projecten binnen je organisatie, voortgang van alle projecten monitoren en nog heel veel meer om het leven van projectmanagers makkelijker te maken. Wil je àlle ins- en outs weten, klik dan hier. 

Alle teamleden die rechten hebben op het kanaal kunnen ze nieuwe projecten of een nieuwe Roadmap aanmaken en bestaande openen, mits ze een licentie hebben voor project online. 

MS Project en Roadmap worden boven in je kanaal venster als tabblad toegevoegd 

Let op: je hebt wel een licentie nodig voor MS Project om het te kunnen gebruiken en Roadmap moet in Microsoft 365 zijn ingeschakeld door de beheerder. 


Ein-de-lijk! De Breakout Rooms 

Komende maand komen de lang verwachte break out rooms eraan. Hier alvast wat informatie over de break out rooms.  

  • Maximaal 50 break out rooms. 
  • Deelnemers kunnen handmatig of random worden toegewezen aan een ‘room’. 
  • Break out rooms kunnen (voorlopig) pas aangemaakt worden als de vergadering is gestart. 
  • Alleen de organisator kan break out rooms aanmaken. 
  • Het is mogelijk om naar alle break out rooms een aankondiging te versturen bijvoorbeeld: Over x minuten verzamelen in de algemene ruimte! 
  • Je kunt alle sessies opnemen, maar dit moet per break out room worden gestart en alleen de organisator kan dit doen. 

 Klik hier om meer te komen weten over break out rooms. 

Virtual Break out Rooms in MS Teams

 

Heb je nog een vraag?

Jochem van Niel geeft je graag antwoord.

Week 43 (2020) Best bekeken hack ooit: Powerpoint delen in MS Teams

STAY CURIOUS

Mis niets! Ontvang maandelijks onze nieuwsbrief

Gerelateerde berichten:

24 nov
BLOG

Digitale Rituelen: Hoe ga je met elkaar om in een digitale werkomgeving?

De Corona crisis heeft het digitaal overleggen en samenwerken (met bijvoorbeeld MS Teams) in een stroomversnelling gebracht. Waar wij voor de eerste lockdown in maart nog tegen veel weerstand en…

VOL
17Nov

MS TEAMS EXPERTS sessie: 10 Serious Productivity Hacks

Digitaal samenwerken lukt alleen als je je op gezette tijden focust op je eigen werk en tijdens contactmomenten écht de aandacht van je collega’s hebt. Weten hoe? Schrijf je dan…

VOL
24Nov

MS TEAMS masterclass: Digitale discipline

Digitaal samenwerken lukt alleen als je goede werk- en gedragsafspraken maakt die worden nageleefd. Weten hoe? Schrijf je dan in voor deze webinar MS TEAMS masterclass: digitale discipline. De basisprincipes…

MS Teams in control program
Zorg voor gecontroleerd gebruik van MS Teams
vraag een demo aan