Help een hardnekkige e-mailverslaafde MS Teams eenvoudig te omarmen!

We merken in de praktijk dat MS Teams minimaal wordt toegelicht en uitgelegd. Dat is heel jammer want onbekend maakt onbemind. Het nut en gebruiksgemak wordt niet verteld. IT afdelingen stapelen nieuwe functionaliteit op oude functionaliteit zonder iets weg te halen. Ook vergeten ze te vertellen hoe je de tools goed gebruikt. Bij de medewerkers ontstaat zo onbegrip en wildgroei in de te gebruiken tools en een enorme toename van zelf ‘geregelde’ shadow IT.

Wij helpen organisaties om ICT goed te laten omarmen. Wat vragen de medewerkers ons dan vaak?

Nog een tool? Het staat toch al op de file-share. Ik e-mail het bestand gewoon zoals altijd naar iedereen. Waarom moet ik dit bestand ook nog eens in MS Teams zetten? Oja, volgens mij gebruiken we al SLACK of zoiets! Sinds ik MS Teams gebruik heb ik twee keer zo veel e-mails in mijn mailbox, dat kan toch niet de bedoeling zijn? MS Teams heb ik toch niet nodig want we gebruiken al een Whatsapp chat-groep? We kunnen zo nog wel een tijdje doorgaan.

Jammer dat de verwarring en onduidelijkheid bij de medewerkers zorgt voor weerstand en onbegrip. ‘Laat dat Teams maar zitten, ik doe het wel zoals ik altijd heb gedaan.’ Met een beetje uitleg en heldere werkafspraken biedt MS Teams enorme voordelen. Zeker wanneer de organisatie nog flink e-mail gedreven is. Maar het goed gebruiken ontstaat niet vanzelf, vaak is er een klein zetje in de rug voor nodig.

Als ondersteuning bieden wij het MS Teams Accelerator Programma. Met deze begeleiding krijgt een afdeling/team concreet en op maat uitleg en versnelling. We zorgen er voor dat MS Teams optimaal wordt benut passend bij het werkproces, werkafspraken en IT wensen van de afdeling.

Wij starten met een intake, stellen een plan op met doelstellingen en gedurende 2 tot 3 coaching sessies nemen we deel aan het werkoverleg of vergadering. Tijdens de coaching kijken we wat werkt en wat niet, passen we direct configuraties aan en geven we uitleg hoe zaken te gebruiken. Tot slot van de begeleiding doen we suggesties waar nog zaken verbeterd kunnen worden.

We merken dat wanneer we één afdeling handvatten geven om op een gestructureerde manier met MS Teams aan de slag te gaan, dit zich als een olievlek binnen de organisatie verspreidt. Men ziet in dat het op den duur juist geen versplintering van allerlei tools is en men minder bezig is met zoeken van bestanden en minder informatie en discussie mist doordat alles binnen het team structureel gedeeld wordt.

Het maakt niet uit hoe verslaafd een afdeling is aan e-mail, samen aan de slag met heldere doelen, goede uitleg en heldere werk- en communicatieafspraken is doorslaggevend voor het succes van MS Teams. Het MS Teams Accelerator Programma zorg voor de versnelling van adoptie.

MS Teams vs Mail

De top-5 vragen die wij van e-mailverslaafden vaak tegen komen:

  1. MS Teams? Maar wij gebruiken toch al Slack?
    a: In MS Teams kan je Officebestanden veilig delen en ook in samenwerken. In Slack dien je deze eerst te downloaden. Hierdoor ontstaan er verschillende versie die je vervolgens weer moet consolideren. Wist je dat je al jouw IP en intellectuele eigendommen kwijt bent als je een bestand hebt gedeeld via gratis diensten als WeTransfer en Slack? Wist je dat MS Teams inbegrepen zit in het totaalpakken van Office365? Kortom, waarom zou je nog extra geld uitgeven voor een onveilig en niet compliant alternatief?
  2. Wat is het verschil tussen Skype en MS Teams?
    a: Microsoft heeft besloten dat Teams de vervanger wordt van Skype. Skype kent minder functionaliteiten dan Microsoft Teams. Met Teams kan je gewoon je telefonische vergaderingen blijven doen en de één-op-één chats. Wist je ook dat Teams een handige app heeft voor op je mobiel? Zo heb je onderweg ook je bestanden bij de hand en heb je de mogelijkheid om meetings bij te wonen.
  3. Waarom heb ik dan ook nog SharePoint en OneDrive?
    a: MS Teams is de samenwerkplek (HUB in goed Nederlands) van Microsoft waarbij de opslag plaatsvindt in SharePoint. De OneDrive heb je voor je persoonlijke bestanden zoals je persoonlijk ontwikkelingsplan, bonnetjes voor declaraties en andere zaken die je niet in een team deelt.
  4. Help! Ik kom om in de hoeveelheid e-mail sinds ik MS Teams gebruik.
    a: Ja, sommige mensen vinden het lastig om de dagelijkse stroom aan mail bij te houden en dan komen er soms ook nog berichten van Teams bij (soms ook mail). Wist je dat je deze notificaties kunt uitzetten? Wil jij zien hoe je dit doet? Check dan deze hack.
  5. Met MS Teams kan iedereen alles inzien en lezen? Mag dat zo maar?
    a: Ja, als het binnen de AVG-richtlijnen gebeurt mag dat.Het  is wel goed om rekening te houden met het feit dat alles wat er in het team staat gelezen kan worden door andere teamleden. Heb het dus niet over die ene collega die nog moet worden aangenomen in Teams. Wanneer deze collega daadwerkelijk je collega wordt dan kan hij of zij alles lezen wat er tot dan toe in het team is gezegd/geschreven. Het werkt dus niet zoals bij Whatsapp, waarbij je pas kunt meelezen vanaf het moment dat je deelneemt aan een groep.

Wil jij binnen jouw organisatie ook concreet aan de slag met MS Teams? Zoek je een bewezen aanpak? Geen big bang maar afdeling voor afdeling? Wij delen graag onze kennis hoe je dat het beste kunt doen en uiteraard helpen we je graag bij de uitvoering. Mijn collega’s en ik staan voor je klaar!

BTW: Wist je trouwens dat wij wekelijks Hacks plaatsen die je werk een stuk makkelijker kunnen maken!? Check die hack op: https://adopt-on.nl/hacks/

 

Deze adoptifiers kunnen je meer vertellen:

Paul Riedstra

adoptie en change consultant

> meer

WEEK 5 Minder klikken en snellere acties in MS Teams

STAY CURIOUS

volg onze adoptifiers over de hele wereld!

Andere blogs:

19 nov Power BI en datamodelering – Expert blog

Eén dashboard om allen te regeren! Met deze expert blog wil ik geïnteresseerden in Power BI concrete handvatten bieden. Ik wil een kijkje geven in hoe je jouw data kunt…

26 jul Hoe overleef je het hitte record op kantoor?

Compleet in het zweet kom je op kantoor aan. Binnen is het ook om te stikken zo heet, het is nog nooit zo warm geweest,…. Daarom nu 7 Hacks om…

05 jun Verandermanagement met de Prosci methodiek

Onlangs startte ik samen met mijn collega Kim Stoltenkamp en 6 andere professionals de Prosci® Change Management training. Deze 3-daagse training had tot doel om er achter te komen wat Change…

Bekijk alle blogs