Help! Hoe hou ik MS Teams beheersbaar?

LEESTIJD 3 MINUTEN:

MS TEAMS in Control #2: Beheersbaarheid

Corona heeft een digitale revolutie ontketend. Ondanks alle ellende wordt eindelijk door iedereen digitaal samengewerkt. Bewonderenswaardig, maar het is niet moeilijk om te begrijpen dat door de ongecontroleerde uitrol en omarming van oplossingen digitale chaos ophanden is. Als digitaal leider sta je nu voor de uitdaging om de digitale beheersbaarheid, werkbaarheid en veiligheid op orde te krijgen. Hoe krijg je je MS Teams-omgeving helemaal onder controle?

In deze serie van drie blogs behandelen we drie belangrijke vraagstukken om dat voor elkaar te krijgen. Werkbaarheid, beheersbaarheid en veiligheid. Maar laat ik beginnen met dit: koester de digitale revolutie die we nu meemaken. Bewonder het aanpassingsvermogen van je medewerkers, die ineens het digitale werken hebben omarmd. Dat gaat in de toekomst niet alleen productiviteitswinst opleveren, maar ook maatschappelijk voordeel.

Nooit meer intern mailen …

In deze tweede ‘MS Teams in Control’-blog staat beheersbaarheid centraal. Beheersbaarheid = vindbaarheid. Regel 1, 2 en 3: communiceren doen we alleen, enkel en echt niet anders dan via MS Teams. Daar chat, converseer, schrijf, deel, corrigeer en bewaar je je ideeën en documenten. Punt, basta! Want waarschijnlijk loop je nu al tegen de beperkingen van het werken met uiteenlopende communicatietools aan… Iemand had je toch iets laten weten? Maar waar o waar? In WhatsApp? Via je e-mail? In MS Teams of toch in SharepPoint? Terugvinden is onbegonnen werk en hoeft ook niet. Intern mailen is vanaf heden ten strengste verboden.

… en 7 andere vuistregels

Bovendien zal je merken dat het binnen MS Teams al lastig genoeg kan zijn om alles vindbaar en overzichtelijk te houden. Ook hier geldt: maak afspraken met elkaar en zorg dat iedereen zich eraan houdt.

  • Laat je niet verleiden om voor elk projectje een Team aan te maken
  • Zorg dat je chats goed scheidt van teamgesprekken
  • Blijf binnen teamgesprekken met ‘reply’ on topic, zodat je antwoord niet een nieuw gesprek wordt
    (LET OP: In de chat-functie kan dit (nog) niet. Gebruik deze daarom alleen voor informeel contact.
  • Gebruik likes en de andere icoontjes op een bericht, zodat je geen tien ‘goed gedaan’-meldingen krijgt per bericht
  • Wanneer iemand echt iets moet lezen @-mention deze persoon
  • Selecteer de ‘!’ wanneer iets echt belangrijk is
  • Maak afspraken over wel of geen gast toegang in een team

Download de MS Teams ChecklistWijs een platform-owner aan

Ten slotte: Maak iemand verantwoordelijk voor de omgeving. Stel per afdeling twee a drie platform-owners aan die controleren of de gemaakte afspraken worden nageleefd. Ook hier geldt het vier-ogenprincipe. Aangezien de platform-owner als administrator meer rechten heeft, is het goed om een tweede paar ogen mee te laten kijken. Bovendien kan deze tweede (en eventueel derde persoon) taken overnemen bij afwezigheid van de platform-owner.

Kunnen wij helpen?

Adoptify heeft de afgelopen weken hard gewerkt om iedereen die met MS Teams wil of moet gaan werken te kunnen helpen. Bekijk het gratis aanbod op onze website. Ben je verantwoordelijk voor de ICT-omgeving? Kies dan onze webinar voor beleidsmakers. Hierin leggen we je in een uurtje uit hoe je met jouw organisatie snel en vooral slim met MS Teams aan de slag kunt gaan.

GRATIS WEBINAR VOOR BELEIDSMAKERS

Zorg voor gecontroleerd gebruik van MS Teams

Wij leggen je in een interactieve webinar uit hoe je snel en slim met MS Teams aan de slag gaat en vooral welke beleidsmaatregelen je kunt treffen, die randvoorwaarden scheppen voor techniek, vaardigheid en werkafspraken.

 

Heb je nog een vraag?

Jochem van Niel geeft je graag antwoord.

WEEK 39 2020 Cross posting Teams

STAY CURIOUS

Mis niets! Ontvang maandelijks onze nieuwsbrief

Gerelateerde berichten:

17Nov

MS TEAMS EXPERTS sessie: 10 Serious Productivity Hacks

Digitaal samenwerken lukt alleen als je je op gezette tijden focust op je eigen werk en tijdens contactmomenten écht de aandacht van je collega’s hebt. Weten hoe? Schrijf je dan…

29 okt
BLOG

De eerste werkweek van Adoptifier Frank

Maak kennis met onze nieuwe Adoptifier. Frank van der Burgh vertelt over zijn verwachtingen en hoe deze direct vorm krijgen in zijn eerste werkweek. ‘Na bijna 8 jaar actief te…

10Nov

MS TEAMS EXPERTS sessie: Digitale discipline

Digitaal samenwerken lukt alleen als je goede werk- en gedragsafspraken maakt die worden nageleeft. Weten hoe? Schrijf je dan in voor deze webinar MS TEAMS EXPERTS: digitale discipline. De basisprincipes…

MS 365 security scan
Jouw Microsoft 365 omgeving veiliger en toch gebruiksvriendelijk
MEER WETEN?