Hoe corona ‘het nieuwe werken’ eindelijk normaal maakt

MS Teams in 1 week 775% gegroeid

Na een paar weken de corona crisis te hebben doorstaan, kunnen we voorzichtig de eerste balans opmaken. We hebben laten zien dat we beschikken over een enorme veerkracht en vindingrijkheid, waarmee we met hulp van digitale technieken als MS Teams, Zoom en Google Hangout het leven zo goed en zo kwaad als het gaat weer hebben opgepakt. Wat wij ICT-ers al jaren met wisselend succes proberen te realiseren, heeft Covid-19 in twee weken  geregeld. De ‘nieuwe werkplek’ is het nieuwe normaal.

De afgelopen weken waren een wake-up call. We zijn gezondheid, sociale omgang en de kleine dingen in het leven weer gaan waarderen. Consumentenvertrouwen is psychologische hysterie gebleken; door angst in één klap weg, evenals de voorraad wc-rollen bij de supermarkt. Binnen een paar dagen stonden we opeens van economische hoogconjunctuur en naar recordhoogte stijgende huizenprijzen, voor een onvoorziene diepe financiële afgrond.

Alle verandering is moeilijk

Het gedrag van mensen laat zich lastig leiden; hoe duidelijk de overheidsrichtlijnen ook waren, zo onverschillig werden ze opgevolgd. Verantwoord omgaan met de corona risico’s leek op een soort van collectieve IQ-test; hoe groot de verschillen zijn in zelfbeheersing en zelfcontrole zijn beangstigend.

Adoptify - Productiviteitsontwikkeling met MS Teams onder Corona

Gelukkig heeft deze crisis ook zijn positieve kanten. Zo is er veel respect ontstaan voor de ‘vitale’ beroepen. Zorgverleners voorop maar ook vrachtwagenchauffeurs en zelfs vakkenvullers zijn (onderbetaalde) helden. Daarnaast heb ik na twee weken studiebegeleiding te geven aan drie puberende dochters gemerkt dat je het vak docent kiest vanuit een roeping. Als ondernemer en eigenaar van Adoptify ben ik met name gericht op de effecten die de crisis heeft op productiviteit en de innovatie.

Veerkracht en flexibiliteit

Ik vind het mooi om de veerkracht en flexibiliteit van mensen en organisaties en hun drang om vooral door te willen werken te zien. Ik ben trots op mijn eigen team van collega’s die in no-time vele duizenden medewerkers online hebben getraind en hebben gezorgd dat buiten het kantoor gewoon door gewerkt kan worden.

Schrijf je in voor het Functioneel Vragenuur MS TeamsWat mij de afgelopen weken opviel

  • Online verbonden zijn en op afstand kunnen werken bleek een reddingsboei voor mens en organisatie;
  • Thuiswerken was vorige maand vaak nog een voorrecht, nu is het randvoorwaardelijk geworden;
  • De vanzelfsprekendheid van technologie is nog nooit zo hoog geweest. Zelfs onze premier en koning refereerde eraan in hun toespraken;
  • MS Teams, Office 365 en Azure hebben zich de afgelopen weken bewezen. De onvoorziene toename (+775%!) in gebruik werd zonder noemenswaardige issues en downtime waargemaakt;
  • Werken op afstand is in 2 weken een basisvoorziening geworden, we vertrouwen er op zoals we vertrouwen dat de A2 tussen Utrecht en Amsterdam er ligt;
  • Veel medewerkers hebben hun eigen weg moeten vinden in thuiswerken; op alle mogelijke en creatieve manieren en soms hier en daar met een shortcut, wordt er nu op afstand gewerkt.
  • MS Teams, Slack, ZOOM, Wetransfer, zelfs Facebook communities, WhatsApp groepen en uiteraard ook de vertrouwde e-mail worden veelvuldig (mis)bruikt om op afstand samen het werk door te laten gaan. Dit was twee weken geleden vanuit beheer en compliance een gruwel.
  • ICT-afdelingen en hun partners hebben keihard gewerkt en in corona-modus veel dingen tijdelijk toegestaan. Citrix werd ondanks veiligheidslekken zelfs weer gewoon opengezet. Strenge governace regels werden even geparkeerd.
  • De grote uitdaging, nu de geest uit de fles is, om als ICT straks weer ‘in control’ te komen! Hoe gaan we orde op zaken stellen?

Download de MS Teams ChecklistHet nieuwe digitaal normaal

Waar ik me graag voor in ga zetten is de positieve effecten van de afgelopen weken duurzaam laten adopteren. Ik wil dat we de onmiskenbare voordelen van werken op afstand en technologie gebruiken, waarvoor het bedoeld is, samen borgen. We moeten echt voorkomen dat we vervallen in het oude patroon. We moeten samen zorgen voor een goed ‘nieuwe digitaal normaal’! ‘Wei Jie’ is het Chinese aanduiding voor crisis, het heeft een dubbele betekenis: gevaar en kans. Ik hoop dat we zoveel mogelijk het gevaar weerstaan en de kans omarmen. Onder het motto ‘never waste a good crisis’ zie ik de volgende gevaren en kansen als we langzaam teruggaan naar de normaal-modus:

Gevaar Kans
We vallen terug in onze oude patronen. 

Medewerkers optimaal digitaal vaardig maken

 

We gaan weer massaal tijdens kantoortijden werken, afspreken en samenkomen. Weg met de flexibiliteit en tijdonafhankelijkheid in ons werken. Borg de innovatie, flexibiliteit in tijd en op afstand (kunnen/willen) werken.
Je organisatie verliest grip op de digitale omgeving en valt weer terug op fysieke samenwerking en op papier werken. Governance van de tooling goed inregelen om back in control te komen.
We komen niet tot nieuwe werkafspraken en brengen geen structuur en kaders aan in hoe we digitaal samenwerken. Samen nieuwe digitale rituelen bepalen.
Het kantoor werkt als een magneet. We minimaliseren eindelijk de reisbewegingen en filedruk.

Bekijk onze MS Teams corona hulp

Met MS Teams in control

Ons advies is om na de wildgroei van de afgelopen weken, waar de focus op individuele medewerkers enigszins productief en op afstand te laten werken lag, nu te richten op online samenwerken. Na het spontaan ontstane gebruik is er waarschijnlijk bij medewerkers en afdelingsmanagers het gevoel van ‘out of control’ zijn. Daarom moet je afdelingen met MS Teams nú weer ‘in control’ te brengen en hebben werkafspraken (hoe werken en communiceren we als team?), informatie management (waar sla ik bestanden op?) en beheersbaarheid van de omgeving (welke teams, kanalen en chats moet ik gebruiken?) nu jouw aandacht nodig.

Bekijk ons MS Teams in Control programma

Wat kun je allemaal ondernemen om in control te komen?

  • Definieer de belangrijkste afdelingen en teams die je echt in control wilt krijgen
  • Verken de uitdagingen per afdeling/team; die zullen per afdeling behoorlijk verschillend zijn
  • Bepaal de digitale rituelen per afdeling en analyseer het huidige gebruik
  • Maak een verbeterplan per afdeling en configureer MS Teams omgeving conform wensen en eisen
  • Train en coach de teamleden in het optimaal gebruiken van de tools
  • Check de security en governance settings van je Office 365! Hoe zeker ben jij over de instellingen? Staat alles ‘open’ conform beleid en kaders?
  • Kijk welke repeteerbare processen binnen je organisatie te automatiseren zijn  met bij voorbeeld Microsofts Power Automate en het Power Platform. (Medewerkers die een paar weken op afstand hebben gewerkt zullen nu vast veel nieuwe ideeën hebben hoe werkzaamheden slim te automatiseren).
  • Zorg voor maximale productiewinst en ontlast je medewerkers, die zo ruimte krijgen om zich te richten op het eigen maken van het nieuwe digitaal normaal.

Kunnen wij helpen bij jouw uitdagingen?

Onder het motto ‘sharing is caring’, delen we tijdens deze uitzonderlijke periode gratis direct inzetbare templates en kennis.

Neem contact op!

Deze adoptifiers kunnen je meer vertellen:

Michiel Willemse

directeur/eigenaar

> meer

WEEK 20 Organiseer een VrijMiBo via MS Teams

STAY CURIOUS

volg onze adoptifiers over de hele wereld!

Microsoft experts helpen je door te werken met MS Teams!

Ondanks de beperkingen goed blijven samenwerken

We zien de afgelopen week een enorme (ongecontroleerde) toename in het gebruik van MS Teams. Wij helpen je graag en vrijblijvend op weg en geven dagelijks gratis online trainingen, vragenuurtjes en webinars. Zo zorgen we er samen voor dat iedereen snel en veilig met MS Teams kan verder werken.

TECHNISCHE SECOND
OPINION VOOR
MS TEAMS BEHEERDERS

We bieden je een second opinion tijdens een interactief vragenuur. We behandelen  jouw vraagstukken en geven advies hoe jij MS Teams het beste kunt inregelen. Alles voor en door technisch specialisten.

SCHRIJF JE IN

SPOEDCURSUS
MS TEAM VOOR
GEBRUIKERS

Start je dag goed. Wij leggen iedere werkdag tussen 9:30 en 10:30 uur uit hoe MS Teams werkt, hoe je er direct mee aan de slag kunt gaan en geven je meteen een aantal waardevolle tips & tricks.

SCHRIJF JE IN

WEBINAR
MS TEAMS VOOR
BELEIDSMAKERS

Wij leggen je in een interactieve webinar uit hoe je snel en slim met MS Teams aan de slag gaat en vooral welke beleids-maatregelen, vaardigheden en werkafspraken je kunt treffen.

SCHRIJF JE IN

FUNCTIONEEL
VRAGENUUR VOOR
GEBRUIKERS

Werk je al met MS Teams en loop je tegen functionele vragen en problemen aan? Doe dan mee aan ons gratis vragenuur en stel ons je meest prangende vragen. Onze Experts en ander deelnemers denken graag mee.

SCHRIJF JE IN

Andere blogs:

16 apr OK Zoomer! Tijd om Zoom nu te verbieden

­Zoom: ‘komende 3 maanden nodig om problemen op te lossen’ Corona heeft een digitale revolutie ontketend. Ondanks de ellende die het virus veroorzaakt, begint iedereen eindelijk echt digitaal samen te…

25 mei Help! Hoe hou ik digitaal samenwerken beheersbaar?

LEESTIJD 3 MINUTEN: MS TEAMS in Control #2: Beheersbaarheid Corona heeft een digitale revolutie ontketend. Ondanks alle ellende wordt eindelijk door iedereen digitaal samengewerkt. Bewonderenswaardig, maar het is niet moeilijk…

29 apr Help! Hoe hou ik digitaal samenwerken veilig?

LEESTIJD 6 MINUTEN: MS TEAMS in Control #1: Veiligheid Corona heeft een digitale revolutie ontketend. Ondanks alle ellende wordt eindelijk door iedereen digitaal samengewerkt. Bewonderenswaardig, maar het is niet moeilijk…

24 apr 8 MS Teams updates die je niet mag missen

MS Teams updates: april 2020   Wil jij het maximale uit MS Teams halen? Adoptifier Jochem van Niel praat je in deze blog bij over de 8 belangrijkste niet te missen updates en nieuwste features in MS…

Bekijk alle blogs