Tijd vrijmaken voor meer welzijn op de werkvloer!

Inzet zinvoller maken met Workplace Analytics

Alle COVID-beperkingen hebben van remote werken gemeengoed gemaakt. Sturen op welzijn én productiviteit van je medewerkers is meer dan ooit,  een permanente uitdaging voor elke werkgever. Zowel welzijn als productiviteit hebben te maken met het al dan niet zinvol besteden van tijd. Hoe kun je als organisatie tijd vrij maken? Door te weten waar het aan op gaat. Viva insights en Workplace Analytics van Microsoft bieden de mogelijkheid om hier inzicht in te krijgen én geven bovendien aanbevelingen om processen effectiever te maken.


Herken je dit? Medewerkers die het gevoel hebben dat al die vergaderingen nutteloos zijnniet genoeg aan de echt belangrijke zaken toe komen, te weinig contact denken te hebben met de klant of niet genoeg aan hun persoonlijke ontwikkeling kunnen werken? Vast wel. Maar wat kun je met een gevoel? Hoe weeg je dat?  

Workplace Analytics conflicting meeting

Dit dashboard toont de effectiviteit van online vergaderingen.

Patronen herkennen

Natuurlijk kun je afgaan op het onderbuikgevoel. Met de nodige dosis ervaring is dat heel wat waardmaar hoeveel is dat onderbuikgevoel waard als medewerkers buiten jouw zicht werken, zoals nu door de Corona maatregelen? En erna omdat medewerkers, nu ze het hebben ervaren, structureel meer vanuit huis willen gaan werken? Waarom zou je je onderbuikgevoel niet staven met actuele data? Dat kan vanaf nu met Workplace Analytics (WPA) van Microsoft. Als je medewerkers vergaderen en samenwerken via Microsoft 365 zoals bijvoorbeeld MS Teams en afspraken plannen en mails versturen met Outlook, laten ze een digitaal spoor na. Data waaruit veel informatie, over hoe effectief en zinvol tijd besteed wordt, gehaald kan worden. Workplace Analytics doet dat en herkent patronen. 

VOORBEELD 1: Meer 1-op-1 contact met de leidinggevende

Workplace Analytics adviseert 1-op-1 contact aanbeveling voor managers

Dit Workplace Analytics dashboard toont de 1:1 contactintensiteit van medewerkers met hun manager.

VOORBEELD: 1-op-1 contact met de leidinggevende 

Een van de redenen dat de lockdown en het werken op afstand bijdragen aan het uiteenvallen van bedrijfsculturen, is dat de introverte medewerkers zich steeds meer terugtrekken. Ze melden zich netjes bij de vergaderingen, voeren hun taken uit, maar nemen zelf geen initiatief om contact te leggen. Ze verdwijnen naar de achtergrond. Workplace Analytics kan dit waarnemen en zal leidinggevenden van deze mensen adviseren meer 1-op-1 contacten in te plannen, zodat deze medewerkers actief betrokken worden op een manier die bij hen past.  

Processen optimaliseren 

Daily Stand-ups, weekly’sbilateraaltjes, vergaderingen, eindeloze chats en onnavolgbare mailwisselingen het is allemaal informatie die onderdeel uitmaken van patronen. Formele patronen, omdat ze in een proces zijn gegoten, maar ook informele patronen die nu eenmaal zo zijn gegroeid of helemaal niet bedoeld zijn om in een proces te gieten. Kortom: patronen die de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer bepalen. 

Discussieer mee over de kansen van Microsoft Workplace Analytics

Workplace Analytics analyseert de in jouw organisatie beschikbare data, meet deze en analyseert de patronen. En kan op basis hiervan doelen stellen en uitkomsten voorspellen. Als je dat kan, kun je de processen optimaliseren. WPA doet hier pro-actief suggesties voor. Dit kan organisatie-breed, maar ook op afdelingsniveau. Zo kun je de processen (patronen) binnen je organisatie elke dag een beetje aanpassen en het ritme verbeteren.   

 

VOORBEELD 2: Structureel overwerk signaleren met 'workweek-span'

Zo werkt Workweek span in Workplace Analytics

Op deze manier analyseert Workplace Analytics de ‘workweek-span’.

 

VOORBEELD 2: Structureel overwerk signaleren met ‘workweek-span’

Een ander concreet voorbeeld van data die je inzicht geeft in het welzijn van medewerkers, is de workweek-spanZeker nu thuiswerken de norm is geworden en je weinig zicht hebt op de ‘werkweek’ van je collega’s is dit een heel waardevolle metricWPA meet de eerste en laatste activiteit van medewerkers in de MS 365 omgeving op welk device dan ook. Dus als iemand om 7:13 uur zijn eerste mail op zijn smartphone schrijft en om 20:57 uur op de laptop een laatste chat naar een collega stuurt. Dit houdt WPA elke dag van de week bij. De optelsom van al deze uren is de workweekspan van de afgelopen week. Normaliter zou dit op 40 uur zitten, als iemand full-time werkt. Tijdens de huidige maatregelen, kan het zomaar 60 uur in de week zijn. 

Inzicht, geen oordeel!

Natuurlijk gebeurt dit incidenteel en dat is niet erg. Maar als dit structureel en afdelingsbreed gebeurt is het een patroon. En dat patroon kan een indicatie zijn, dat medewerkers te weinig loskomen van hun werk en onvoldoende ontspannen. Workplace Analytics signaleert dit en zal je hierop wijzen en een aanbeveling doen.  

Tijd zinvol besteden 

Als je effectiever werkt, houd je tijd over. Tijd om toe te komen aan belangrijkere zaken. Zinvolle vergaderingen, innovatie, meer aandacht voor de klant, of wat ontspanning op de werkvloer. Of eindelijk af zijn van structureel overwerk. Workplace Analytics stelt je in staat om reeds beschikbare data in te zetten om tijd vrij te maken voor medewerkers. Tijd die zinvol besteedt kan worden.  

En de privacy dan?  

Workplace Analytics analyseert de data van groepen mensen en is vooralsnog alleen beschikbaar voor organisaties die een Enterprise Agreement met Microsoft hebben afgesloten (een direct contract met Microsoft vanaf 500 medewerkers). De minimale grootte van een te analyseren groep is vijf personen, Maar dat kan desgewenst verhoogd worden. Analyses betreffen dus nooit een individu en is altijd anoniem. Het beoordeelt het functioneren van patronen en processen en niet van medewerkers.  

22 april: Discussieer mee over de kansen van Viva Insights en Workplace Analytics aan onze exclusieve round table! 

We zoeken CXO’s, HR-managers en IT-managers van innovatieve bedrijven die een Enterprise Agreement met Microsoft zijn aangegaan t.b.v. Microsoft 365 die het nut van Workplace Analytics zien en hierover mee willen discussiëren. Leer van onze experts en van elkaar.  

Meer weten?

Met de DigiFit Index-scan en de Adopt-on support BOT is Adoptify (ook voor organisaties kleiner dan 500 medewerkers) pionier en expert op het gebied van het digitale welzijn van medewerkers. Daarom is Adoptify door Microsoft, als een van drie partners in NederlandWPA-gecertificeerdEn daar zijn we trots op. We vertellen je graag meer over Viva Insights en Workplace Analytics. Krijg direct inzicht in o.a. de hierboven genoemde topics. Bij Adoptify hebben wij gecertificeerde Workplace Analytics consultants. Zij kunnen jouw organisatie helpen om inzicht te krijgen in de “employee wellbeing” van jouw organisatie. Wil jij weten hoe, neem dan contact op of discussieer mee  

Wil je de mogelijkheden van  Viva Insights en Workplace Analytics verkennen? 

Discussieer mee aan onze exclusieve roundtable! 

En wil je over het onderzoek beschikken? We sturen je graag een exemplaar toe! 

of: Vraag een gratis dagdeel workshop / consultancy aan  

 

 

Heb je nog een vraag?

Matthew Hoogendijk geeft je graag antwoord.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

WEEK 20 (2021) Hoe zet ik ruisonderdrukking in Teams aan

STAY CURIOUS

Mis niets! Ontvang maandelijks onze nieuwsbrief

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Gerelateerde berichten:

“Vrijwilligers en medewerkers zijn super blij vanwege het gebruiksgemak”

De Kindertelefoon stroomlijnt interne informatievoorziening via Sharepoint & Yammer   Kinderen die hun hart willen luchten, kunnen dit anoniem doen via De Kindertelefoon. Nemen ze contact op, dan krijgen ze…

14 jun
BLOG

De eerste werkweek van Adoptifier Tessa

Maak kennis met onze nieuwe Adoptifier. Tessa Berends vertelt over hoe zij haar eerste werkweek als een cadeautje heeft ervaren. Dinsdag ochtend 1 juni. Na een heerlijk weekje vakantie word…

29 mrt
BLOG

Microsoft ViVa en Work Place Analytics:

Verbinding borgen in de ‘future of work’!  Leestijd 6 minuten  Je zou het een contradictie in terminis kunnen noemen. Uit diverse onderzoeken (onder andere ons eigen onderzoek) blijkt dat veel mensen het remote werken tijdens de…

Digi Fit Index Scan
Ontdek het digitale potentieel van je medewerkers en jouw organisatie
MEER WETEN?