Microsoft ViVa en Work Place Analytics:

Verbinding borgen in de future of work! 

  • Leestijd 6 minuten 

Je zou het een contradictie in terminis kunnen noemen. Uit diverse onderzoeken (onder andere ons eigen onderzoek) blijkt dat veel mensen het remote werken tijdens de lockdown prettig vinden en van plan zijn om dit te blijven doen. Aan de andere kant hoor je om je heen gezucht en gesteun. Het valt ons zwaar. En dat heeft alles te maken met het afbrokkelen van bedrijfsculturen door het verlies van verbinding? Viva Insights en Workplace Analytics bieden wellicht uitkomst. 

Uit recent onderzoek* onder 9.000 managers en medewerkers over de impact van Covid-19 op onze manier van werken, blijkt dat medewerkers een top 3 van struikelblokken ervaren:

  • Vervagen van bedrijfscultuur 
  • Verlies van teamcohesie en minder gevoel van gebondenheid 
  • Toename silo’s en afdeling barrières  

(*) Europees onderzoek onder 9.000 managers en medewerkers – oktober 2020 door combinatie van Wharton Academic councelKRC Research en Boston Consultancy Group in opdracht van Microsoft  

Geen verrassende uitkomst. Er wordt al veel gesproken over de mentale impact van de Covid-19 pandemie. Medewerkers ervaren ‘ontbinding’ van de bedrijfscultuur wat organisaties voor nieuwe uitdagingen zet. Zeker als je je realiseert, dat diezelfde medewerkers aangeven blijvend gebruik te willen maken van de voordelen en de flexibiliteit van het nieuwe werken. 

Viva Insights en Workplace Analytics

Microsoft biedt daar met Viva en Workplace Analytics een integrale oplossing voor. Maar voor we daar verder op ingaan moet je als organisatie weten hoe je zo’n hybride werkplek faciliteert zonder je bedrijfscultuur eraan op te offeren, onderlinge verbinding te verliezen en op productiviteit in te leveren? Om hier aan  te beantwoorden, zul je eerst moeten weten welke vraagstukken je moet beantwoorden om Microsoft Viva en Workplace Analytic zinvol in te zetten voor de ‘future of work’. 

NB. Voor Microsoft Workplace Analytics is een Enterprise Agreement vereist 

Adoptify ziet een aantal belangrijke vraagstukken voor de ‘future of work:  

  1. Hoe faciliteer je een gebalanceerde hybride werkplek?

    Persoonlijke productiviteit van de medewerker is belangrijk maar goede verbinding en samenwerking zijn onderscheidend en worden zelfs bedrijf kritisch. Het succes van organisaties wordt bepaald door de mate waarin een organisatie digitaal kan verbinden en samenwerken binnen afdelingen maar ook over de afdelings- en zelfs organisatiegrenzen heen.  

  2. Hoe kader je timemanagement?

    Synchroon vs. asynchroon werken vraagt verschillendwerkafspraken en daarbij een andere manier van leiding gevenHet is goed om na te denken over de gewenste ‘digitale rituelen’. Bepaal duidelijk en expliciet de nieuwe manier van werken die in jouw bedrijfscultuur past. Biedt medewerkers kaders en handvaten om conform die nieuwe standaard te kunnen werken.

  3. Kunnen je medewerkers de digitale transformatie aan?

    Digitale fitheid en vaardigheid zijn nog nooit zo essentieel geweest als nuDe technische mogelijkheden nemen in hoog tempo toe en het belang van veilig digitaal kunnen werken groeit iedere dag. Organisaties moeten echt investeren in de benodigde digitale competenties van hun medewerkers en afdelingen.

  4. Kan het management met de beschikbare data de juiste beslissingen nemen?

    Data driven decision making! De digitale transformatie heeft als voordeel dat er steeds meer inzicht door data ontstaat. De hoeveelheid stuurinformatie groeit exponentieel snel. We kunnen welzijn, sentiment en het gebruik van IT middelen metenZonder fysiek op de werkvloer te zijn is dit een belangrijke bron geworden om het beleid op toe te spitsen en hier proactief op te sturen. Toch zien we dat beslissingen als deze gebaseerd zijn op aannames en het onderbuikgevoel. Echt data gedreven besluitvorming is vaak nog ver te zoeken.

  5. Herkend en erkent de organisatie de risico’s van de Hybride werkplek?

    Investeren in digitale vaardigheid is uiteraard een flinke kostenpostmaar bedenk eens wat de kostenpost mogelijk zal zijn als je dit niet doet? Onveilig gebruik, datalekken, informatie die kwijtraakt en reputatieschade hebben in potentie een veel groter verlies tot gevolg.   

 

Discussieer mee over de kansen van Microsoft Workplace Analytics 

De vier pijlers van Microsoft Viva 

Als je de vijf bovenstaande vraagstukken hebt beantwoord kan Microsoft Viva hét portaal worden waarin de bedrijfscultuur van jouw organisatie samenkomtAlle communicatie, learnings, inzichten en kennis van de organisatie wordt hierin bijeengebracht en je kunt er samenwerking en medewerkers-welzijn meten en duiden met data. Dat doet het met vier pijlers.  

Microsoft Viva wordt gelanceerd met vier modulen, dit zijn: 

  1. Viva Connections
    voor het nieuws, beleid en communicatie van jouw organisatie; 
  2. Viva Learning
    geeft de gebruiker de mogelijkheid om nieuwe applicaties en vaardigheden te leren; 
  3. Viva Topics 
    een platform waar medewerkers onderling kennis kunnen delen en; 
  4. Viva Insights 
    geeft inzicht in het welzijn van het team ook wel de Employee Wellbeing genoemd 

Al deze vraagstukken van de future of work komen zo terug in Microsoft VivaZo voegt Microsoft daad bij het woord en geeft het een vooruitblik naar de future of work. 

Medewerkers boeien en binden 

Viva connectionslearnings en topics kun je zien als een compleet en datadriven intranet. Hiermee stel je medewerkers in de gelegenheid om zich te informeren en te verdiepen in de organisatie en elkaar. Op basis van het persoonlijke gedrag kun je medewerkers specifieke content aanbieden, zodat je zeker weet dat je relevant bent voor de ontvanger.

Niet alleen zenden

Met Viva Insights voorkom je dat je alleen maar een zendende werkgever bent, want je wilt ook feedback ontvangen. Ook als medewerkers weinig of geen initiatief tonen om vanuit huis de verbinding te leggen. Met Viva Insights heb je ‘ogen op de werkvloer’ en kun jbetrokkenheid én welzijn van medewerkers op basis van data (tot op bapaalde hoogte) monitorenMet dit inzicht en met de aanbevelingen die Viva Insights doet, kun je het welzijn van de medewerkers vergroten.  

Hoe zit dat dan met Privacy? 

Meteen maar even de meest gehoorde zorg hierover wegnemen. Door middel van geanonimiseerde metadata geeft Viva inzicht in de werkpatronen van groepen binnen de organisatie. Deze samenstelling van groepen kan de organisatie zelf aangeven, maar is nooit kleiner dan vijf personen. De organisatie bepaalt zelf welke organizational attributes gekoppeld worden aan de metadata. Op deze, en andere manieren, wordt de privacy van gebruikers gewaarborgd.  

Viva Insights en medewerkers-welzijn 

Viva Insights is gericht op employee wellbeing, de medewerker staat centraal. Want hoe medewerkers zich voelen en hoe verbonden zij zijn met de organisatie, is wat organisaties succesvol maakt. Viva Insights geeft dat inzicht. Zo maakt Viva Insights inzichtelijk welke medewerkers risico lopen op een burn-out of geeft het de mate van adoptie weer van tools als Microsoft Teams (Workplace Analytics en een Enterprise Agreement vereist). 

Viva Insights bestaat uit drie onderdelen: 

  1. Personal insights 
  2. Manager and leader insights 
  3. Advanced tools and integrations 
Microsoft Viva Personal Insights

Meldingen in Microsoft Viva Personal Insights

1. Personal Insights 

Viva Personal insights wordt door Microsoft wereldwijd uitgerold. Je kan de app zelf al toevoegen aan Microsoft Teams (zoek op Viva Insights in de appstore). Personal Insights is erop gericht om het welzijn van de gebruikerhet individu, te vergroten. In een digitale wereld waar we veel prikkels krijgen in de vorm van taken en communicatie (Email, Teams en Whatsapp) helpt Personal Insights de gebruiker om in verbinding te blijven, zonder overprikkeld te raken.  

Personal Insights helpt de gebruiker onder andere met: 

  • Focustijd (zie ook onze hack over hoe je focustijd instelt); 
  • Het herkennen en op de hoogte blijven van mensen met wie jij veel samenwerkt; 
  • Suggesties voor 1:1 meetings om zo de verbondenheid met jouw leidinggevende en collega’s te vergroten; 
  • Taak suggesties op basis van je email;
  • @mentions van mensen met wie jij veel samenwerkt; 
  • Een overzicht van uitnodigingen voor meetings waar je nog op moet reageren. 

 

Dashboard van Microsoft Viva Manager & Leaders Insights

Dashboard van Microsoft Viva Manager & Leaders Insights

2. Manager and leader Insights 

De door de organisatie aangewezen Peoples managers kunnen via Viva Insights toegang krijgen tot data over werkpatronen welke bijvoorbeeld tot burn-out of stress kunnen leiden. Denk hierbij aan het aantal uur binnen een afdeling, die buiten werktijd gewerkt wordt, als er sprake is van een stortvloed van meetings of als teamleden te weinig focustijd hebben.  

Privacy gewaarborgdDe data die via Manager and Leader Insights inzichtelijk wordt gemaakt is geanonimiseerd, geaggregeerd en nooit tot één persoon te herleiden.  Alleen managers die door de organisatie zijn aangewezen om toegang te krijgen tot deze data. Niet alle managers hebben inzicht in deze gegevens.
LET OP: Voor Manager and leader Insights is de aanschaf van Workplace Analytics noodzakelijk. 

 

Workplace Analytics conflicting meeting

Dit dashboard toont de effectiviteit van online vergaderingen.

3. Advanced tools and Integrations 

Nieuwsgierig welk percentage van jouw organisatie een stijging van meer dan 4 uur voor  after-hours activity heeft? Of wil je weten wat de impact van de meetings binnen de organisatie is op de workload van jouw medewerkers? Met Viva Insights en Workplace Analytics wordt dit inzichtelijk. Gedreven door Workplace Analytics geeft dit onderdeel van Viva Insights de ruimte om inzicht te krijgen in unieke organisatie uitdagingen en hoemedewerkers het Microsoft 365 pakket gebruiken? Maak uitgebreide rapporten op basis van bij jouw organisatie levende vraag.  

Viva InsightsWorkplace Analytics en MyAnalytics: kan dat niet eenvoudiger? 

Duizelt het jou ook nu er drie verschillende applicaties zijn voor het welzijn van werknemers? Dan hebben wij goed nieuws, bij Microsoft duizelt het ook. Daarom heeft Microsoft bij de aankondiging van Viva Insights bekend gemaakt dat Workplace Analytics en MyAnalytics in de binnenkort onderdeel worden van Viva Insights. MyAnalytics is al beschikbaar voor alle Office 365 gebruikers met Exchange Online. Viva Personal Insights is ook al beschikbaar voor gebruikers en Viva manager insights, tools and integrations is afhankelijk van een aparte Workplace Analytics licentie.  

Voor de medewerkers betekent dit dat al deze onderdelen straks terugkomen in één app in Teams: Viva Insights. Wel zo makkelijk! 

Maar hoe moet ik Viva Insights nou gebruiken? 

Wij adviseren om de investering voor de extra kosten voor de Workplace Analytics licentie te doen, daarvoor krijg je: manager insights en advanced tools and integrationsHet dashboard en de query’s die daarmee beschikbaar komen, helpen om het welzijn van jouw medewerkers te monitoren. Bovendien doet Workplace Analytics pro-actief aanbevelingen. Zo kun je op afstand sturen op bedrijfscultuur.  

  • Medewerkers welzijn 
  • De betrokkenheid van medewerkers; 
  • De innovatie cultuur van de organisatie; 
  • De behendigheid van de organisatie;  
  • En de vergadercultuur. 

Ben jij een  CXO, HR-Manager, IT-Manager of een andere manager welke betrokken is bij zijn werknemers? Zet dan snel Viva InsightsWorkplace Analytics aan om jouw werknemers betrokken te houden bij jouw organisatie. Krijg direct inzicht in o.a. de hierboven genoemde topics. Heb je hier hulp bij nodig? Onze consultants zetten het graag voor je aan en helpen je uiteraard om de inzichten om te zetten in acties! 

Wil je de mogelijkheden van  Viva Insights en Workplace Analytics verkennen? 

Bij Adoptify hebben wij gecertificeerde Workplace Analytics consultants. Zij kunnen jouw organisatie helpen om inzicht te krijgen in het welzijn van de medewerkers binnen jouw organisatie. Wil jij weten hoe, neem dan contact op. Heb je vragen over de veiligheid, privacy en gevoelige data van Viva Insights en Workplace Analytics? Wij geven graag antwoord.  

Neem deel aan onze exclusieve roundtable over Workplace Analytics! 

Vraag een gratis dagdeel workshop/consultancy aan. 

Heeft jouw organisatie meer behoefte om inzicht te krijgen hoe de organisatie digitaal fit en vaardig kan worden? Wil jij weten wat het digitaal potentieel van de organisatie is en welke leerbehoefte jouw medewerkers hebben? Benader ons dan voor een DiGi Fit Index ScanDe DiGi Fit index geeft je concrete handvatten om medewerkers gericht te ondersteunen bij de continue digitale transformatie en je afdelingen beter te laten werken. Zo kun je digitaal (samen)werken meetbaar leuker en efficiënter maken en serieuze productiviteitswinst boeken. 

 

Heb je nog een vraag?

Niek Ong geeft je graag antwoord.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

WEEK 20 (2021) Hoe zet ik ruisonderdrukking in Teams aan

STAY CURIOUS

Mis niets! Ontvang maandelijks onze nieuwsbrief

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Gerelateerde berichten:

“Vrijwilligers en medewerkers zijn super blij vanwege het gebruiksgemak”

De Kindertelefoon stroomlijnt interne informatievoorziening via Sharepoint & Yammer   Kinderen die hun hart willen luchten, kunnen dit anoniem doen via De Kindertelefoon. Nemen ze contact op, dan krijgen ze…

14 jun
BLOG

De eerste werkweek van Adoptifier Tessa

Maak kennis met onze nieuwe Adoptifier. Tessa Berends vertelt over hoe zij haar eerste werkweek als een cadeautje heeft ervaren. Dinsdag ochtend 1 juni. Na een heerlijk weekje vakantie word…

Digitaal agile werken als voorbeeldprojectaanpak voor heel Defensie

Het Expertise Centrum E-Learning (EC-E) van Defensie wilde in 2019 zijn e-learning curriculum voor het pantserrupsvoertuig type CV9035-NL ombouwen van Flash naar HTML5. De reden: webbrowsers staakte de ondersteuning van…

Digi Fit Index Scan
Ontdek het digitale potentieel van je medewerkers en jouw organisatie
MEER WETEN?