OK Zoomer! Tijd om Zoom nu te verbieden

­Zoom: ‘komende 3 maanden nodig om problemen op te lossen’

Corona heeft een digitale revolutie ontketend. Ondanks de ellende die het virus veroorzaakt, begint iedereen eindelijk echt digitaal samen te werken. Bewonderenswaardig, maar het is niet moeilijk om te begrijpen dat door de ongecontroleerde explosie in gebruik een digitale chaos op handen is. Als digitaal leider sta je nu voor de uitdaging om de digitale beheersbaarheid en werkbaarheid op orde te krijgen. Gebruik je Zoom? Dan moet je zo snel mogelijk beslissen of je minimaal 3 maanden door wil vergaderen met een tool die zijn security niet op orde heeft. Wij adviseren Zoom snel te verbieden.

Zoom. Een erg populaire vergader-tool heeft het de afgelopen weken erg zwaar. Het leek de kampioen van de nieuwe thuiswerkende werkelijkheid te worden. Waar het in december slechts 10.000 gebruikers per dag kende, is dat vandaag 200.000. Ondanks (of misschien wel dankzij) de razendsnelle groei, is Zoom in zwaar weer terecht gekomen.

Hoe zat het ook alweer?

Het begon met het nieuws dat de Zoom-app onder water gegevens doorspeelde naar Facebook. Als snel gevolgd door het nieuws van computerhulp-site Bleeping Computer dat windows-computers eenvoudig te hacken zijn, door linkjes in chatberichten achter te laten. Inmiddels worden op het dark web meer dan 500.000 Zoom accounts aangeboden. Zogenoemde Zoombombers ontdekte dat als je een negencijferige ID intypt (zoals 539-644-323) je zomaar aan de vergadertafel van de Britse regering kan aanschuiven. Wat je Boris Johnson kwalijk kan nemen is dat hij als voorzitter en dus administrator, de vergadering op zijn minst achter een wachtwoord had moeten plaatsen. En alsof dat voor Zoom en Zoom-gebruikers nog niet erg genoeg is, stopt het hier niet.

Nog pijnlijker

Zoom aandeelhouder Michael Drieu ziet de bui al hangen en vreest dat zijn aandelen nog verder zullen kelderen, omdat Zoom andere zwakke plekken in de beveiliging van de software zou verzwijgen. Het zou gaan om de versleuteling van de videogesprekken. Dat zou volgens webzine the intercept niet volledig gebeuren, waardoor afluisteren relatief gemakkelijk zou zijn. Om hier opheldering over te krijgen heeft Drieu de pijnlijke beslissing genomen om Zoom voor de rechter te slepen om openheid van zaken af te dwingen.

Even geduld alstublieft

Inmiddels is Zoom-topman Eric Yuan door het stof gegaan en heeft excuses aangeboden. ‘We zijn tekortgeschoten.’ Zoom was niet berekend op de exponentiële groei van de afgelopen maand. En dat is natuurlijk helemaal niet zo gek. Toch zal jouw geduld nog drie maanden op de proef worden gesteld. Want Yuan heeft aangegeven die periode nodig te hebben om de huidige problemen op te lossen. Het is voor een organisatie met een volwassen en professionele ICT-omgeving onacceptabel om zo lang kwetsbaar te zijn als het om security gaat. Niet voor niets verbieden steeds meer organisaties wereldwijd het gebruik van Zoom. Mocht jij er toch voor kiezen om Zoom te blijven gebruiken, houd er dan rekening mee dat externe deelnemers steeds vaker zullen weigeren om deel te nemen aan meetings.

Het waren twee heel uitzonderlijke weken

Ok, Zoomer. Zoom heeft enorm geholpen met het zo snel mogelijk weer aan het werk krijgen van heel veel thuiswerkers. Maar nu we aan het bekomen zijn van de schrik en we allemaal bekend zijn met de basisprincipes van ‘het nieuw digitaal normaal’ Kun je, als je verantwoordelijk bent voor de ICT binnen je organisatie volgens mij niet anders dan Zoom uit zetten en te verbieden.

Wat is een serieus en duurzaam zakelijk alternatief?

Wij snappen de verleiding om voor zakelijke werkzaamheden de vele gratis consumenten tools te gebruiken, zeker als je geen alternatieven tot je beschikking hebt. Maar bedenk goed dat bij ‘gratis’ apps en tools betaalt met jouw gebruiksdata en informatie.

We hebben een top-8 samengesteld met tools voor online samenwerken en vergaderen

Skype:

Een oude bekende als consumenten en zakelijke variant en wordt al jaren gebruikt. Skype is te gebruiken via laptops met Windows en MacOS en op smartphones en tablets met Android en iOS. Het biedt de mogelijkheid om te chatten en bestanden te delen. Nadelen zijn dat gebruikers de Skype-software op hun apparaat dienen te downloaden. Daarnaast is de verwachting dat Microsoft Skype for Business halverwege 2021 niet meer zal ondersteunen. Gebruikers moeten dan overstappen naar Teams.

Google Hangouts:

Google Hangouts is alleen te gebruiken met een Google-account. Voordelen zijn dat Google Hangouts te gebruiken is op laptops met Windows en MacOS. Daarnaast is het ook beschikbaar op smartphones en tablets met Android en iOS. Het biedt de mogelijkheid om te chatten. Nadelen zijn dat je een Google-account nodig hebt en dat het aantal deelnemers voor de gratis versie beperkt is tot maximaal 10. Het biedt niet echt de mogelijkheid om samen te werken.

Webex.com:

Webex is een tool van Cisco met verschillende versies, ook een gratis variant. Met de gratis variant zijn vergaderingen tot maximaal drie personen mogelijk. Ook is er de mogelijkheid tot chatten en bestanden delen.

Slack:

Slack is een samenwerktool die ook de mogelijkheid biedt tot videovergaderen. Er is een betaalde – en een gratis variant. Bij de gratis versie kunnen maximaal 15 gebruikers deelnemen aan een overleg. Deelname is mogelijk zonder Slack-account. Ook is er de mogelijkheid om bestanden te delen, maar de opslagruimte is beperkt tot 10Gb. De betaalde versie biedt meer mogelijkheden qua opslagruimte en aantal deelnemers.

FaceTime:

FaceTime is een bekende tool voor gebruikers van Apple-producten. Voor MacOS en iOS-gebruikers is de tool gratis. Deelnemen kan alleen met een Apple-account. De tool wordt als gebruiksvriendelijk ervaren.

Jitsi.org:

Jitsi is een gratis en open source platform om online gesprekken te voeren, te videovergaderen en te chatten. Bits of Freedom raadt deze tool aan als privacy-vriendelijk. Het wordt aangeboden op Windows, Android en iOS. Een account aanmaken is niet nodig. Het is meteen te gebruiken. Een nadeel is dat het instabiel kan worden bij 25+ deelnemers.

GoToMeeting.com:

Deze website is helemaal gericht op video-conferencing. Er is een gratis versie beschikbaar, waarbij tot 50 mensen kunnen deelnemen aan een gesprek. GoToMeeting is onderdeel van een groter geheel. Dit bestaat ook uit GoToWebinar en GoToTraining. Voor organisaties die ook hierin geïnteresseerd zijn, kan GoToMeeting interessant zijn.

Met stip op nummer 1: MS Teams!

Het is niet heel raar dat er de afgelopen weken een vlucht is geweest naar ‘hippe’ en ‘leuke’ nieuwe tools als Zoom om maar door te kunnen blijven werken. Maar als het aan ons ligt is er maar één verstandige en duurzame keuze. Zoom nu verbieden en MS Teams aan zetten.

Microsoft heeft veel geleerd van Skype for Business en SharePoint en heeft met MS Teams een uniek product ontwikkeld. MS Teams is trendsettend geworden, het is niet alleen een nieuwe tool voor online vergaderen, het is een compleet geïntegreerde nieuwe manier van werken. Het is verbluffend hoe eenvoudig de interface is, terwijl het wel veel functies en extra apps kan herbergen. MS Teams is een allesomvattende centrale samenwerk-hub van waaruit je alle Office 365 tools (zoals Word, Excell, Powerpoint, OneNote, SharePoint en Outlook) kunt gebruiken. Niet voor niets dat het gebruik van MS Teams alleen al in Nederland de afgelopen 4 weken met maar liefst 1.000% is toegenomen (and counting).

Bovendien zien we dat met MS Teams wekelijks verbeterd wordt met updates. Microsoft leert veel over de behoefte van thuiswerkers en past verbeteringen in een uitzonderlijk hoog tempo door. Kortom zoek jij een veilige, geïntegreerde en toekomstbestendige tool voor online vergaderen,  samenwerken en kennisdelen? Dan kun je niet om MS Teams heen.

 

PFFFF… weer veranderen.

Voor velen zal de afweging gebruiksgemak (en inmiddels gebruiksgewenning) nu weerstand oproepen en je doen overwegen om de risico’s van Zoom en gratis web varianten met de nodige eigen maatregelen toch maar voor lief te nemen. Doe het niet. Je eerste verlies is je beste verlies. De potentie dat de pijn alleen maar groter wordt, is aanzienlijk. Bovendien zijn al je medewerkers nu noodgedwongen in een leer- en probeer-fase en staan zodoende (nog) open voor aanpassingen, verbeteringen en veranderingen. Het is bovenal belangrijk om duidelijkheid te verschaffen welke tool je waar voor moet gebruiken en heel goed om samen werkafspraken en communicatie regels af te spreken.

Maar loop ik bij MS Teams dan geen risico’s?

Zoals eerder gezegd kun je risico’s niet geheel uitsluiten, maar je kunt gerust vertrouwen op de kwaliteit en geïntegreerde veiligheid van Microsoft Office 365. De eerlijkheid gebied te zeggen dat je grootste risico vaak bij gebruikers ligt. Ook bij MS Teams is het mogelijk om externen toegang te geven tot je Teams omgevingen en bestanden. Zet je die poorten te ver open, dan neem je risico’s. Ben je te streng, dan belemmer je het gebruiksgemak. Maar anders dan bij Zoom, zijn dat afwegingen die jij en je medewerkers samen maken en via security en governance maatregelen kan inregelen.

Kunnen wij helpen?

Adoptify heeft de afgelopen weken heel hard gewerkt om iedereen die met MS Teams wil of moet gaan werken gratis online trainingen, webinars en vragenuren te ontwikkelen. Bekijk het aanbod op onze website. Ben je verantwoordelijk voor de ICT-omgeving? Kies dan onze webinar voor beleidsmakers. Hierin leggen we je in een uurtje uit hoe je met jouw organisatie snel en vooral slim met MS Teams aan de slag kunt gaan.

Neem contact op!

Heb je nog een vraag?

Michiel Willemse geeft je graag antwoord.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

WEEK 20 (2021) Hoe zet ik ruisonderdrukking in Teams aan

STAY CURIOUS

Mis niets! Ontvang maandelijks onze nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Gerelateerde berichten:

5Oct
Round Table

5 oktober Round Table: Zie jij de kansen van Microsoft Viva Insights?

Ben jij CXO, HR-, of ICT manager? Praat dan mee over de kansen en mogelijkheden die ‘Microsoft Viva Managers & Leaders Insights’ bieden voor leuker en productiever werken. Als je medewerkers…

30Sep
Round Table

ONLINE WORKSHOP: Data-classificatie met MS365 voor gemeenten

Iedere gemeente wordt geconfronteerd met de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Wij zien dat veel gemeenten tegen dezelfde vragen aanlopen en vaak het wiel zelf opnieuw proberen uit te vinden. Dat ga…

06 sep
BLOG

De eerste maand van Adoptifier Ilja

Maak kennis met onze nieuwe Adoptifier. Ilja Boot vertelt over haar eerste maand bij ons en denkt nu al mee over de ontwikkeling van Adoptify! ‘Pling!’ En toen kwam de…

MS 365 security scan
Jouw Microsoft 365 omgeving veiliger en toch gebruiksvriendelijk
MEER WETEN?